إعداد وتنظيم المستشار المالي المعتمد غياث المغربي00966531567718

Ghyath19751975@hotmail.com

النــظام المالي والإداري

لشركــة الأنـظمة

الفهرس و المحتويات

البيان			رقم الصفحة
الفصل الأول	التأسيس وأحكام مجلس الإدارة
	الباب الأول	التأسيس – المقر – التعريفات -
	الباب الثاني	الرسالة - الأهداف
	الباب الثالث	الشركاء و مجلس الإدارة
الفصل الثاني	السياسات و الإجراءات الداخلية
	الباب الأول	الشؤون الإدارية و الإفراد
	الباب الثاني	الشؤون المالية
	الباب الثالث	إدارة المخازن والنقدية
	الباب الرابع	إدارة المشتريات
	الباب الخامس	إدارة التسويق
	الباب السادس	إدارة المبيعات
	الباب السابع	إدارة الخدمات المساندة
	الباب الثامن
الفصل الثالث	مواد عامة
الفصل الرابع	التصفية حل الخلافات

الفصل الأول :

الباب الأول :التأسيس و المقر و التعريفات

المادة الأولى : اسم النظام

يسمى هذا النظام ( النظام الداخلي) و يعمل به منذ تاريخ الموافقة عليه من قبل مجلس الإدارة .

المادة الثانية : التأسيس .

تاسست الشركة بموجب قرار من السادة الشركاء بتاريخ :........................... صادر عن ................ بإسم .......................

المادة الثالثة : المقر .

المادة الرابعة : التعريفات .

تكون للعبارات و الكلمات التالية اينما و ردت في هذا النظام المفهوم و المعنى التالي إلا إذا نُص صراحة بخلاف ذلك .

الشركة : لشركة الأنظمة و المعدات محدودة المسؤولية

الشريك :

الموظف : هو كل من يعمل بأحد الإقسام الانتاجية او الخدمية بالشركة

الباب الثاني : الرسالة - الاهداف .

المادة الأولى : الرسالة

ان تنمية المجتمع لا تتم الى بتضامن الجهود المخلصة و الكفوؤة و التي تملك رؤوية واضحة و قدرة فكرية و إدارية و مالية كافية للوصول الى النجاح المنشود و من أجل خلق وتعزيز سوق تكنولوجيا المعلومات .

المادة الثانية : الأهداف .

تهدف الشركة الى خدمة مجتمع المعلوماتية في سوريا وضمان تحقيق أهداف الشركاء الربحية بأفضل اشكالها .

الباب الثالث : مجلس الأدارة و الشركاء

المادة الأولى : مجلس الإدارة .

المادة الثانية : الشركاء

المادة الثالثة : إضافة شريك

المادة الرابعة : انسحاب شريك .

الفصل الثالث : السياسات و الإجراءات الداخلية

الباب الأول: الشؤون الإدارية و الافراد .

المادة الأولى : الهيكل التنظيمي .

المادة الثانية : إضافة منصب بالهيكل التنظيمي .

المادة الثالثة : التعيين .

أولا- التوظيف

1- الأوراق المطلوبة

· طلب توظيف نموذج 1

· السيرة الذاتية باللغة العربية أو الإنكليزية

· صورة عن الهوية الشخصية

· لاحكم عليه

· شهادات الخبرة

2- نموذج المقابلة مع الموافقات نموذج 2

3- عقد العمل نموذج 3

4- التوصيف الوظيفي للعمل

5- موضوع إيجاد وظيفة إضافية أو حذف وظيفة من الهيكل التنظيمي

حيث تناط هذه المسؤولية بالمدير التنفيذي للشركة بعد عرض مناقشة الموضوع مع السادة الشركاء أو من يمثلهم

المادة الرابعة : الترفيعات وزيادة الراتب .

المادة الخامسة : الدوام

– الدوام : من الساعة 8.30 صباحاً ألى الرابعة والنصف عصراً مع ساعة استراحة من 12.30 إلى 1.30 ظهراً

أما دوام رمضان أقل بساعتين عن الدوام العادي ساعة صباحية و ساعة مسائية

خامساً- الفصل وإنهاء الخدمة : للمدير التنفيذي الحق بتسريح أي من الموظفين مع شرح تفصيلي للأسباب .

المادة السادسة :العطل الرسمية

العطل الرسمية ( تحديد العطل الرسمية بمايلي

رأس السنة يوم واحد – عيد الأم – عيد الفصح الشرقي – عيد الفصح الغربي – الفطر 3 أيام – الاضحى 4 ايام – عيد الميلاد .)

فتحدد بقرار لاحق صادر من المدير التنفيذي للشركة

المادة السابعة : الحضور و الانصراف :

- العقوبات

1- التأخر والغياب

حيث يكون هناك تنبيه أول وثاني وثالث ، تحتفظ الشؤون الإدارية بنسخ من هذه التنبيهات ومن ثم تنزل العقوبة :

· خصم التأخر : ساعة ، أو ساعتين أو ثلاث أو نصف يوم أو يوم كامل أو ثلاث أيام

· خصم الغياب: غير المبرر يوم أو أكثر حسب توجيه المدير التنفيذي

· خصم مرضي : 30% من يوم العمل

2- عدم الإنضباط تحدد بحسب نوع الإساءة ودرجتها بقرار من المدير المباشر وتعلن في صفحة الإعلانات بالشركة

3- إساءة الأدب تحدد بحسب نوع الإساءة ودرجتها بقرار من المدير المباشر وتعلن في صفحة الإعلانات بالشركة

4- الخرق الامني تحدد بحسب نوع الإساءة ودرجتها بقرار من المدير المباشر وتعلن في صفحة الإعلانات بالشركة

المادة الثامنة : الإجازات .

1- نموذج طلب الإجازة نموذج 4

2- صلاحيات منح الإجازات

حيث يقوم طال الإجازة برفعها إلى المدير المباشرللموافقة فبل الشروع فيها ، ومن ثم إلى المدير التنفيذي للشركة ومن ثم تعاد إلى الشؤون الإدارية والمالية للأرشفة واتخاذ الإجراء المناسب

أما تقديم الطلب بعد حدوث الغياب فيقرر المدير المباشر أو التنفيذي مدى المصداقية أو تنزيلها إلى درجة العقوبات

الباب الثاني : الشؤون المالية .

المادة الأولى : الصرف و القبض .

أولا – الصرف والقبض

صرف الأموال

· تعتبر الإدارة التنفيذية للشركة مسؤولة عن إدارة أموال الشركة بشكل اقتصادي بما يحقق لها تخفيض التكاليف للحدود الدنيا وزيادة الإيرادات للحد الأقصى وفق الأهداف المخطط لها.

· يفتح حساب للشركة بإحدى المصارف العاملة في سوريا ويمكن فتح عدة حسابات مصرفية لنفس الشركة وذلك بقرار من مجلس الإدارة وحسب حاجة الشركة لذلك.

· يتم تنفيذ عمليات الصرف والقبض من حساب الشركة بالمصرف بموجب شيكات أو إشعارات إيداع ويقوم بتحريكه السيد رئيس مجلس الإدارة حصراً أو من ينوب عنه.

· يتم تنفيذ العمليات النقدية من خلال صندوق الشركة وتقرر تحديد الحد الأعلى من سيولة الصندوق بمبلغ متفق عليه لا يتجاوز نصف مليون ليرة سورية ويودع الباقي في حساب الشركة بالمصرف.

· آمر الصرف في الشركة هو المدير التنفيذي حتى مبلغ أعلاه 35 الف ليرة سورية، أما ما يزيد عن هذا المبلغ فإن آمر الصرف يصبح السيد رئيس مجلس الإدارة حكماً أو من يفوضه بذلك خطياً في تاريخها، وفي حدود الصلاحيات المعطاة له من مجلس الإدارة.

· تتم تصفية وصرف النفقات بموجب أوامر صرف حسب النموذج المعتمد ووفق طبيعة نشاط كل شركة ويتم إعدادها ومراجعتها من قبل مسؤول الحسابات لمطابقتها لمواد الدستور المحاسبي والمالي للشركة، وتوقع من آمر الصرف أصولاً،ثم رئيس مجلس الإدارة أو العضو المنتدب

· ثبوتيات أمر الصرف (الدفع) ينظم من المحاسب حيث يكون مرفقاً بالمستندات التالية :

· طلب الشراء مع عرض السعر الأصلي مع الفاتورة الأصلية ومحضر الشراء الفني وغير الفني.

· صورة من مذكرة الإدخال مع التأشيرات عليها (أمين المستودع-قسم المحاسبة)

· يوقع على أمر الدفع من المحاسب ثم المدير التنفيذي مع المراجعة والتدقيق ثم آمر الصرف ثم رئيس مجلس الإدارة أو العضو المنتدب. ويسلم إلى الجهة المستفيدة مقابل سند قبض منها.

· إذن الاستلام ( أمر الإدخال ) للمستودع أو محضر الاستلام أو شرح الغرض الذي من أجله عقدت النفقة، وإن لم يتوفر ذلك فنستعيض عنها بكشف أو أي ثبويتات موقعة أصولاً من المدير التنفيذي.

· طلب سلفة نموذج رقم 12

قبض الأموال

· لا يجوز لأحد العاملين بالشركة أن يقبض أي مبلغ من الأموال العائدة للشركة ما لم يكن مخولاً أة مفوضا من الشركاء بذلك.وحصرياً المسؤول هو أمين الصندوق (الكاشيير)

· ينظم بالمبالغ التي يتم قبضها أمر قبض من قبل قسم المحاسبة بالشركة تحت طائلة المسؤولية.

· ينظم أمر القبض وفق نموذج معتمد مالياً ومحاسبياً قانونياً لصالح الشركة ويرفق معه دوماً سبب الإيراد من فاتورة أو كشف حساب أو أي مستند يشير إلى كيفية نشوء الإيراد ويكون التوقيع الأصلي من قبل أمين الصندوق ، ويتم إيداع هذه الصكوك في حساباتنا في المصرف ويرفق إشعار المصرف مع أمر القبض ويتم الإيداع بحسب حاجة الشركة إلى السيولة النقدية و تحدد رصيد النقدية بقرار من المالك أو الشركاء، كما يقوم المدير المالي بعمل جرد مفاجئ على أمين الصندوق لمعرفة وضع السلفة المستديمة وتصفيتها.

المادة الثانية : المحاسبة المالية .

القيود و الإجراءات

· تنظم المحاسبة بالشركة حسب طبيعة النشاط استناداً إلى قاعدة القيد المزدوج.

· تفتح الحسابات وترقم وتسمى وفقاً لدليل الحسابات الوارد في النظام المحاسبي الموحد وبما يتلاءم مع طبيعة نشاط الشركة أو بشكل يتناسب مع حسابات الشركة.

· تضاف الحسابات العامة أو المساعدة أو الجزئية أو الفرعية إلى دليل الحسابات وتعدل بقرار من مدير الشركة التنفيذي أومسؤول الحسابات حصراً أو حسب الصلاحيات الممنوحة.

· تحمل كل دورة مالية أعباء الاهتلاكات لعناصر الموجودات الثابتة وفق نسب الاستهلاك السنـوية المقترحة التـالية:

إكساء	% 20
الآلات والمعدات	% 10
تجهيزات كهربائية	% 15
العدد والأدوات	% 20
الأثاث والمفروشات	% 20
نفقات التأسيس	% 20
تجهيزات ولوازم كمبيوتر	% 25

· تحمل كل دورة مالية بجميع ما يخصها من الأعباء ويسجل في قيودها جميع ما يخصها من الإيرادات طبقاً لقواعد الاستحقاق المتعارف عليها مالياً ومحاسبياً.

· تصنف الحسابات وفقاً لدليل الحسابات الوارد في النظام المحاسبي الموحد ووفق مجموعات متجانسة كما يلي:

حسابات الميزانية: التي تصور المركز المالي للشركة بوضوح وتمكن من استخراج المعلومات اللازمة للتخطيط المالي وتعطي المؤشرات لإعادة التوجهات الاستثمارية أو الاستمرار بها.

حسابات النتائج: التي تصور عمليات النشاط التجاري من إنفاق وإيرادات بحيث يمكن التعرف على الأرباح والخسائر.

تعتبر أرقام الحسابات الواردة في الدليل المحاسبي للشركة مقسمة إلى زمر رئيسية وتتخذ الأرقام التالية:

1- للدلالة على الأصول

2- للدلالة على الخصوم

3- للدلالة على المصروفات

4- للدلالة على الإيرادات

· تتفرع الحسابات الرئيسية لثلاث فروع حساب مساعد وفرعي وجزئي حسب النظام المحاسبي الموحد أو حسب ما يراه مسؤول الحسابات مناسباً.

· تستخرج في نهاية كل دورة مالية الحسابات الختامية التالية :

حساب المتاجرة.
حساب الأرباح والخسائرللشركة

· تقفل الحسابات التالية كما يلي:

حساب المخزون أول المدة في حساب المتاجرة
حساب المشتريات في حساب المتاجرة
حساب المصروفات المباشرة على المشتريات في حساب المتاجرة
حساب مصروفات التسويق والتوزيع في حساب المتاجرة
حساب المبيعات في حساب المتاجرة
حساب مخزون آخر المدة في حساب المتاجرة
حساب المتاجرة في حساب الأرباح والخسائر
ح الإيرادات العام في حساب الأرباح والخسائر
ح المصروفات غير المباشرة في حساب الأرباح والخسائر
ح المصروفات الإدارية والعمومية في حساب الأرباح والخسائر
ح الاهتلاكات في حساب الأرباح والخسائر
الأعباء المستحقة للدورة المالية في حساب الأرباح والخسائر
الأرباح والخسائر في حساب التوزيع.

· عند تحقيق فائض في حساب الأرباح والخسائر ويمثل صافي الأرباح ويقفل في حساب التوزيع وتحدد الاحتياطيات المقررة أو تعديل رؤوس الأموال للشركات من قبل رئيس مجلس الإدارة أو المفوضين وتتم التوصية بشكل خطي وبعد ذلك يوزع الربح الصافي.

· تصور الميزانية الموقوفة في نهاية الدورة المالية بعناصرها التالية:

- الموجودات الثابتة - رأس المال

- الموجودات المتداولة - المطاليب المتداولة

- الحسابات المدينة - الحسابات الدائنة

- الحسابات النظامية - الاحتياطيات العامة

- احتياطيات الاستهلاك

- الحسابات النظامية

· يوضع كل من حساب المتاجرة وحساب الأرباح والخسائر وحساب التوزيع والميزانية الختامية للمجموعة وفق النماذج المعتمدة بالشركة من قبل الإدارة المالية حصراً.

· يرفق مع الميزانية والحسابات الختامية مذكرة تفصيلية تبين تحليل كامل لكل من الأرقام الواردة بهم ومدلولاتها والمؤشرات العامة على النشاط خلال الدورة المالية مع ذكر الأسباب واقتراح الحلول أو البدائل.

· المحاسب يقوم بإعداده وترحيله وأرشفته ورقياً والكترونياً حسب التاريخ

· عملية التدقيق المالي كل شهر

· تبدأ السنة المالية للشركة في 1- كانون الثاني من كل عام وتنتهي في 31-كانون الأول من كل عام باستثناء سنة التأسيس التي تبدأ من تاريخ التأسيس وتنتهي في 31-كانون الأول من العام ذاته.

· نموذج الفاتورة 5

المادة الثالثة : برنامج المحاسبة

البرنامج المحاسبي :

1- يستخدم في تنظيم الأعمال المحاسبية بشكل الكتروني برنامج الأمين للمحاسبة و المستودعات المنتج من قبل شركة سيريا سوفت الاصدار رقم 2004.

2- عملية النسخة الاحتياطية : يوميا على الهارد ديسك الخاص بالمحاسب و الخاص بأمين المستودع – اسبوعيا على سيرفر شبكة المحاسبة نسخة للمحاسبة و نسخة لأمين المستودع و شهريا على سي دي خارجي بمعرفة مدير التشغيل و تحفظ عند المدير التنفيذي .

3- عملية أرشفة الوثائق الخاصة بالعمليات المحاسبية و المستودع يستخدم لهذا الغرض برنامج ارك ميت و بحيث تخزن وثائق المحاسبة بمشروع وو ثائق المستودعات بمشروع آخر و يجرى عليها سياسة النسخ الاحتياظي الخاصة ببرنامج الأمين

4- تحديد من هو مدير النظام حيث يعتبر مسؤول التشغيل و الصيانة هو مدير النظام .

ومهام مسؤول الحسابات على البرنامج تنحصر في الإدخال والتعديل ضمن الصلاحيات الممنوحة له أصلا وفق لائحة المهام.

المادة الرابعة : تدقيق الحسابات

- التدقيق المالي :

1- يتم عمل تقرير مالي شهري ونسخة إلى السادة أعضاء مجلس الإدارة

2- يتم إرسال مدقق منتدب من الشركات الشركاء لمراجعة الحسابات كل ستة أشهر .

الباب الثالث إدارة المخازن والنقدية

- المستودع :

يكون أمين المستودع مسؤول عن عمليات الإخراج والإدخال والتسليم للعملاء والاستلام من الموردين وترتيب المستودعات والمحافظة عليه بعناية الرجل المعتاد ويحمل نسخة مفاتيح المستودع وعلى مسؤوليته
نماذج التسليم ( أمر التسليم 6 + الإخراج 7) والاستلام (الإدخال 8)
شروط الاستلام والتسليم وفق ماورد في طلب الشراء حيث يكون أمين المستودع هو المسؤول عن التسليم العددي والاستلام العددي من العملاء وإليهم
الجرد الدوري كل 6 أشهر ولجنة الجرد مؤلفة من أمين المستدوع والمحاسب والمدير التنفيذي أو من يمثله ومندوب عن الشركات الشركاء.
تدقيق الجرد يتم من قبل المحاسب ليتم وضع تقرير بالانحرافات (نقص أو زيادة) ومعالجتها
الاتلاف: يتم تشكيل لجنة إتلاف مكونة من أمين المستودع ومندوب عن الشركات الشركاء ومندوب عن المدير النتفيذي ومندوب عن المراجع الداخلي أو الرقابة، ومن ثم تمرير التقرير إلى المحاسب لاتخاذ الإجراء المناسب وقيود اليومية.
حالات النقص بالجرد : يتم تحميل النقص على الاتلاف أو حساب أمين المستودع إذا ثبت تورطه بالنقص أو إهماله

- النقدية :

1- سند القبض نموذج 10

2- الصرف نموذج 11

3- الجرد نموذج 9 يتم جرد الصندوق من قبل المحاسب، بشكل فجائي لمعرفة الموجودات النقدية وتطبيقاً لمبدأ الرقابة الداخلية ووضع تقرير دوري لعملية الجرد نموذج 12– ورفعه للمدير التنفيذي لاتخاذ الإجراء اللازم في حال وجود أي خلل.

ملاحظة - يكون جميع الموظفين بالشركة والمكلفين بالأعمال المالية أو المحاسبية وغيرها وممن يتولون حفظ الأموال بأنواعها و العائدة للشركة: مسئولين عن أعمالهم، أمام السيد رئيس مجلس الإدارة إذا أصاب الشركة أي ضرر أو خسائر مالية أو مادية نتيجة لخطأهم أو إهمالهم أو تقصيرهم أو ثبت أنهم لم يمارسوا نشاطهم بعناية الشخص المعتاد.

المشتريات والدورة المستندية

أما إجراءات الشراء فتتم حسب المتبع
طلب شراء من أمين المستودع إلى مدير القسم .
موافقة وتوقيع مدير القسم ويرفع إلى المدير التنفيذي
تأشير المدير التنفيذي وترجع إلى إدارة المشتريات .
إدارة المشتريات تقوم بطلب عرض سعر من الجهة التي يتم الشراء منها
تقوم إدارة المشتريات باستلام عرض السعر الأصلي مع طريقة السداد من الجهة الممولة.
تقوم المشتريات بإعداد أمر شراء موجههة للجهة الممولة مع لالموافقة أو التعديل على الشروط الواردة في عرض السعر.
يتم استلام المشتريات مع الفاتورة الأصلية من المورد ويتم تسليم المشتريات لأمين المستودع ، حيث يقوم أمين المستودع بإعداد أمر إدخال (موقع من أمين المستودع بعد مقارنته مع نسخة طلب الشراء ) ومقارنة ما تم الإتفاق عليه ومطابقة المواصفات الفنية والعدد،و يرفق تقرير الاستلام أو أمر الاستلام مع الإدخال والفاتورة وتسلم هذه المستندات كلها للمحاسبة لتحرير الشيك أو أمر الدفع لسداد الدائنية المترتبة على الشركة.
تطبق كل المراحل السابقة لشراء الموجودات الثابتة ويراعى الهيكل التنظيمي للشركة وطبيعتها.

الباب الخامس: إدارة التسويق

الباب السادس : إدارة المبيعات

المبيعات والدورة المستندية

حيث تقسم المبيعات إلى

حكومية وقطاع خاص :

1- المبيعات الحكومية فلها طريقتين :

· شراء مباشر: حيث يرد لنا أمر شراء ايميل أو فاكس من العميل يطلب خدمة أو سلعة معينة يرفق مع عرض السعر الصادر من جهتنا ويوجه أمر تسليم من المدير التنفيذي إلى أمين المستودع ، حيث ينظم الأخير أمر إخراج مستوفي كافة التواقيع، ومن ثم تسليم العميل محتوى الطلب ويوقع العميل على صورة الفاتورة بالاستلام وعلى أمر الإخراج ومن ثم ترحيل أمر الإخراج أصلي+الفاتورة صورة +أمر التسليم صورة+عرض سعرنا وطلب الشراء صورة إلى المحاسبة لعمل الافتورة والتحصيل من العميل والسداد للمورد.

· المناقصات :بعد رسو المناقصة واستلام أمر المباشرة يتم عمل مراسلات بين قسم المشتريات بالشركة والموردين والتفاق معهم حسب خطوات المشتريات الموضحة في قسم المشتريات ، ومن ثم يجري التسليم للجهة المستفيدة من قبل أمين المستودع ومندوب القسم الفني في الشركة ليتم متابعة الجهة المستفيدة السداد لنا بأسرع وقت وحسب شروط المناقصة.

2- مبيعات القطاع الخاص :لا تختلف عن الشراء المباشر ونفس الخطوات

الباب السابع : الخدمات المساندة

- الاستقبال

1- استلام الهواتف وتسجيلها

2- استقبال الوفود والزائرين والعملاء

3- ديوان صادر ووارد لجميع المراسلات الخاصة بالشركة

4- ادارة الفاكس والاحتفاظ بالتقارير الخاصة به

5- طلب الصيانة لجميع ما تحتاج الشركة من إصلاحات دورية لازمة على جميع الأجهزة المستخدمة

6- المواعيد للمدير التنفيذي ومتابعته

-الخدمات

1- التنظيف حيث يتم تنظيف المكتب بشكل يومي والمطبخ والحمام وترحيل القمامة ومسح الطاولات أسبوعياً مع الزجاج

2- طلب الصيانة لجميع ما تحتاج الشركة من إصلاحات دورية لازمة على لصيانة المكتب .

3- مشتريات مستهلكات والقرطاسية ولوازم المشروبات وأمور الضيافة والاستقبال

توقيع السادة أعضاء مجلس الإدارة

الثلاثاء، 22 مايو 2012

شركة حراسات امنية

صحيفة عكاظ- شؤون الوطن - الشاهد الموعود بالثراء يفضح مخطط «الجيزاوي»: السائق الشريك أبلغني بالعملية قبل أسبوع

صحيفة عكاظ- اقتصاد وطاقة - بدء العمل باللائحة التنفيذية لـ«حافز» حراسات امنية سعودية 0531567718

الاثنين، 21 مايو 2012

الأحد، 20 مايو 2012

الثلاثاء، 15 مايو 2012

الاثنين، 7 مايو 2012

إعداد وتنظيم المستشار المالي المعتمد غياث المغربي00966531567718

Ghyath19751975@hotmail.com

قبض الأموال

إعداد وتنظيم المستشار المالي المعتمد غياث المغربي00966531567718

Ghyath19751975@hotmail.com